Cielonext è un prodotto nato e progettato per rispondere alle esigenze del mondo degli enti locali e delle Università degli studi. Per quanto attiene alle università è stato sviluppato per soddisfarne completamente le esigenze operative e di controllo, sia per quanto riguarda la sede centrale che i singoli dipartimenti. In particolare, con l’apporto e la collaborazione dell’Università di Ferrara sono state effettuate le seguenti implementazioni.

Gestione unitaria dei dati dell’Ente e dei Dipartimenti

Cielonext consente la gestione della sede e dei dipartimenti con un unico applicativo, attraverso un’ impostazione multi-aziendale. Tutti i dati dell’ateneo e dei singoli dipartimenti sono accessibili dalla stessa interfaccia in manutenzione o visualizzazione, in conformità alle autorizzazioni assegnate agli utenti. In particolare ogni utente può immettere, manutenzionare o visualizzare solo i dati relativi alle aziende abilitate, sede o dipartimento che siano.

Adempimenti ufficiali

La procedura prevede la predisposizione del bilancio “Riclassificato MUR” nel rispetto delle note esplicative emanate dallo stesso in collaborazione con M.E.F., ISTAT e Università.
La procedura inoltre consente la gestione (facoltativa) del bilancio di cassa.

Bilanci dipartimentali e consolidati

Lo schema dei bilanci finanziari ed economici è liberamente definibile dagli utenti sia per il numero dei livelli da cui sono composti sia per le caratteristiche che ognuno di questi può avere.
E’ stata creata una procedura per ottenere il bilancio consolidato dell’Università, come sommatoria del bilancio della sede e di quelli dei dipartimenti.
Il bilancio consolidato è esportabile su un normale foglio elettronico, per ottenere facili rielaborazioni.

Il bilancio consolidato è composto da 2 tipologie:

• Bilancio Finanziario Consolidato

• Bilancio Economico Consolidato

Contabilità economica ed analitica

Nel sistema Cielonext la Contabilità Economica ed Analitica sono perfettamente integrate nel tradizionale sistema di Contabilità Finanziaria. La corretta tenuta della contabilità economica ed analitica, oltre ad avere una propria ed importante valenza informativa a fini gestionali, è condizione preliminare per realizzare un efficace Controllo di Gestione.
La registrazione in partita doppia avviene al momento della registrazione del documento (fattura o transazione contabile) di spesa o di entrata, attraverso un sofisticato sistema di causali (liberamente impostate e parametrizzate dal gestore del sistema)  che guidano l’operatore.
Il progetto di integrazione della contabilità finanziaria con la contabilità economica, patrimoniale ed analitica si basa sul principio costituito dall’evitare nel modo più rigoroso ridondanze di registrazioni ed imputazioni ripetitive di dati.
Al momento della rilevazione di ogni transazione il sistema è in grado di cogliere tutte le informazioni che questa contiene.

In questo modo si ottengono numerosi vantaggi:

• si ha la certezza che le registrazioni effettuate mantengono costantemente allineati i dati relativi ai diversi aspetti della contabilità (es. le variazioni nel conto del patrimonio sono costantemente verificabili anche nella contabilità finanziaria ed in quella economica);

• la potenzialità informativa di ciascuna registrazione aumenta in misura più che proporzionale agli aspetti che vengono considerati (la rilevazione per centri di costo, correlata con la contabilità economica, consente di vedere quest’ultima come un insieme di tanti bilanci quanti sono i centri di costo);

• si induce inevitabilmente la struttura a dotarsi di procedure logiche di attivazione dei processi di entrata e di spesa (ad es. al momento delle varie fasi di liquidazione di una fattura occorre conoscere il centro di responsabilità che ne curerà la liquidazione e il centro/i di costo a cui si riferisce).

I fatti di gestione vengono rilevati, in tempo reale, in tutti i loro aspetti:

• per conti economici (in base ad un piano di conti):

  • si ottiene così una rilevazione di “costi” (o ricavi) distinta dalla gestione dei beni patrimoniali (acquisto o alienazione di patrimonio) completamente indipendente dall’aspetto finanziario;

  • la contabilità economica può essere rilevata con un rigido criterio di competenza indipendentemente dall’allocazione finanziaria;

  • l’aggancio con la contabilità finanziaria avviene all’atto delle varie fasi di liquidazione del documento di entrata e spesa;

  • possono essere rilevate, indipendentemente dalla contabilità finanziaria, le operazioni “modificative non finanziarie” (es. ammortamenti, rimanenze, ecc.)

• per centri di costo (in base ad una suddivisione in “centri di costo” di tutta la struttura organizzativa dell’ente):

  • Le operazioni che comportano un “ricavo” o un “costo” vengono attribuite ad uno o più centri di costo. Si ottiene così, di fatto, un insieme di bilanci economici per centri di costo con la possibilità di rilevare in modo analitico i fatti di gestione.

Modulo Gestione Fondi di ricerca

Il modulo di Gestione Fondi di Ricerca consente di tenere sotto controllo i flussi relativi alla gestione delle entrate finalizzate. Ogni movimentazione che interessa la gestione e la rendicontazione del fondo è imputabile anche in modo frazionabile o parziale al fondo stesso.
La registrazione di prenotazioni ed impegni di entrata e spesa e conseguentemente l’imputazione a questi di fatture e la successiva emissione dei mandati e delle reversali, sono le fasi che movimentano la disponibilità dei fondi.
Sono inoltre disponibili interrogazioni e stampe sulla situazione attuale e storica dei singoli finanziamenti e dei fondi eventualmente anche raggruppati per responsabili/destinatari dei fondi.